Din dokumenthantering i SharePoint
Dokumenthantering i SharePoint är en av plattformens paradgrenar, det kommer dock inte ”helt smärtfritt” för många som börjar jobba med sina dokument i SharePoint och Microsoft 365. Här tar vi upp några saker att tänka på.
Du behöver ha koll på, en plan för samt konfigurera hur du vill hantera följande:
- Tvingande checkout eller inte? – vilka av dina dokumenttyper ska ha lite ”hårdare” styrning och tvingande check-out? . Här talar man ofta om styrande dokument. Rätt använt ett väldigt bra verktyg. Felanvänt- förvirring och hinder i arbetet
- Hur ska du och din organisation jobba med versionshantering? Här gäller det att tänka till samt ta det helt i mål. Utkast och gällande version, vem ska se vad och när, ska versionen godkännas av någon innan publicering osv?
- Känsliga dokument och information. Behövs skydd i form av att inte kunna ladda ned, mejla eller på annat sätt hantera ett dokument? Accesser, behörigheter, roller, etiketter och policys.
- Behörigheter – sätt dem på sajtnivå, bibliotek nivå och mappnivå. Undvik att hantera behörigheter ned på filnivå då det lätt blir rörigt och svårt att ha en bra översikt.
- Vart ska dokument-samarbetet ske? I OneDrive, SharePoint eller Teams- det här är en av de vanligaste frågeställningarna. Sätt upp en Informations- och kommunikationsplan och gör den tydlig och synlig för alla intressenter. Tänk igenom vilka olika användarfall du och din organisation har.
- Delning av dokument. Se upp med hur ni delar dokumentlänkar- här finns några fällor att undvika. Personligen tycker jag att det är bäst att hantera behörigheten i biblioteket och dela med access efter bibliotekets inställningar.
- Jobba från vart du än är. Synka dina dokument till din dator med OneDrive för att kunna jobba även när du är offline.
- Tänk på utbilda löpande dig och dina medarbetare så att ni får full effekt av det verktygen i Microsoft 365 och SharePoint kan erbjuda. Microsoft tillhandahåller utbildningar och information du enkelt kan ta del av
Här nedan är också lite länkar från vår blogg.
Enkel dokumenthantering i SharePoint
Versionshantering i SharePoint
Dokumenthantering i SharePoint
Verksamhetsstöd i SharePoint och Microsoft 365
Även stöd för samarbete
Dokumenthantering i SharePoint och Microsoft 365 innebär inte bara en plats att lagra och dela viktiga dokument. Det är också en bra och säker plats för samarbete kring och med dokumenten. Allt efter roller, situationer och behov.
