Enkel dokumenthantering i Sharepoint

I SharePoint har du stöd för både en bra som  enkel dokumenthantering. Med inbyggda funktioner och ett tänk kring struktur kan du få till en enkel och tillgänglig dokumenthantering i din SharePointmiljö. I dina SharePointbibliotek  kan du lagra, spåra och återställa objekt som ändrats  med hjälpa av den inbyggda versionshanteringen. Du kan också med hjälp av flöde styra och sätta upp godkännandeflöden, arkiveringshantering etc för din dokument i SharePoint. Vi brukar också rekommendera att sätta ett ”bäst före datum” på dokumenten.  Du kan då – i samband med att det datumet närmar sig-  ge ägaren till dokumentet en notifiering att verifiera om det är fortsatt aktuellt eller ej. 

Delar man dokument i en Teams-kanal lagras även de i ett SharePoint-bibliotek som alla i teamet har tillgång till. 

 Det finns flera tips för hur du ska få en så enkel dokumenthantering som möjligt. Ett tips är att du namnger och placerar in dina filer på lämpligt ställe för att det ska vara enkelt att hitta alla dokument. Utgå ifrån vem som är avsändare och vilka målgrupperna är. 

 Fördelar i SharePoint

Det är många fördelar när det kommer till att använda sig av enkel dokumenthantering i SharePoint. En fördel är att man lätt kan ta fram och kolla på samt återställa till tidigare versioner av ett dokument om man behöver. En annan fördel med dokumenthantering i SharePoint är att under tiden ett dokument är under ändring och uppdatering kan du spara och arbeta med det som ett utkast. När du och kollegorna är nöjda och har fått fram ett slutresultat kan ni publicera det för de övriga som en ny fullversion av dokument.  

Vill du veta hur du och ditt företag kommer att få en enkel dokumenthantering med SharePoint så hör gärna av dig till oss, info@smartsmiling.se

Vi har färdiga moduler för Verksamhets och kvalitetsstyrning samt för avtalshantering i SharePoint.