Några viktiga saker att tänka på vid migrering till Microsoft 365
Vi jobbar mycket med att hjälpa våra kunder att migrera till Microsoft 365.
Det kan t ex vara
- migrering av filer från ett fileshare till dokumenthantering i SharePoint Online
- att flytta SharePoint och Exchange OnPrem till Online
- migrering av en tenant till en annan
Gemensamt för alla migreringar är att det är viktigt att tänka på några saker för att få ett lyckat projekt.
- Skapa rätt förväntningar på vad som är möjligt att åstadkomma.
- Var tydlig och förbered användare och organisation i god tid.
- Kör sk ”dress-rehearsals” av cut-over aktiviteter både en och två gånger
- Använd tidigt en referensgrupp som får testa användarfall och vara med under förberedelsearbetet
- Sätt upp en informations- och kommunikationsplan som omfattar inför, under och efter migrering. Testkör mot referensgrupp och finslipa alla detaljer.
- Tänk på att utbilda användarna i skillnaden på hur de jobbar före och efter migrering.
Skapa rätt förväntningar på vad som är möjligt att åstadkomma
En migrering innebär förenklat att man kopierar data och innehåll från en plats till en annan. När man gör det går alltid vissa saker förlorade. Var tydlig med det från början. Det kommer inte alltid att se exakt likadant ut även om informationen finns på plats. Det är viktigt att tidigt prata om vad som inte kommer med så att det finns förståelse för hur det kommer att se ut och bli. Gör man det i god tid och också tar hjälp av tester med referensgruppen så undviker man missförstånd.
Vi brukar likna en migrering som att du flyttar från ett hus till ett annat. Syftet att bo och leva i huset är det samma men vissa saker kan ändra sig. Vid en flytt tar du inte med hela huset utan du tar med dig ditt bohag. Du får en ny adress och även om det nya huset har samma antal rum kan layout och storlek skilja något. Du kanske måste byta ut en soffa för att den ska få plats etc . Vissa personliga val som färg och tapeter kommer inte heller med i en flytt. De får vi lägga till i vårt nya hus när vi flyttat in. På samma sätt fungerar en migrering. Vi kopierar och tar med innehållet in i ett nytt hus men vi får inte med hela huset.
Var tydlig och förbered användare och organisation i god tid
Ett migreringsprojekt innebär alltid förändring för dig och dina medarbetare. Förringa inte den aspekten utan ta hänsyn till och hantera den genom hela processen. Migreringen kan innebära att man får ändra i sitt arbetssätt, att man initialt får lägga lite arbete med att påföra personliga inställningar i mejlprogram, följa om sajter, lära sig jobba i dokument på ett nytt sätt etc.
Det viktiga är att man förstår varför migreringen görs, vilka effekter och fördelar den ger och att man förstår att det innebär en liten insats av användaren själv för att komma igång. Ge mycket support och stöd och utbilda innan i vad man förväntas göra.
Öva med sk Dress-rehearsals
Inför en sk cut-over, dvs att man genomför och slutför förflyttningen till nya miljön, är det bra att göra övningar. Samla alla inblandade och kör igenom alla checklistor och scenarion som en övning. Sätt tid och tidslinje på de olika aktiviteterna. Roller, ansvar, kommunikationsvägar under själva cut-overn. Hur verifieras och säkerställs de olika momenten. När ska olika roller komma in och göra sina aktiviteter? Vad görs om något går fel? Hur ser en sk roll-back ut?
En sådan här övning bör köras minst två gånger.
Tidig referensgrupp för tester och förankring
Att i ett tidigt skede ha tillgång till en grupp av användare är viktigt, de kommer att hjälpa dig att förstå hur resten av organisationen kommer att uppleva resultatet av migreringen. De kommer också att hjälpa till att hitta de olika användarfall som finns så att de kan hanteras. Det visar sig ofta att användarna gör en rad saker som man initialt inte vet om och därför kan missa att ta höjd för i migreringsprojektet. De kan också hjälpa till att utbilda sina kollegor i eventuella förändrade arbetssätt efter en migrering.
Information & kommunikation
Hur mycket man än tycker man kommunicerar och informerar kan man alltid göra mer. Viktigt är att ha en plan som omfattar före, under och efter en migrering. Använd den avsändare ni tror ger bäst effekt för att sprida budskapet. Presentare information och kommunikation i flera olika kanaler så att ni säkerställer att ni får en så stor täckningsgrad som möjligt. Kommunicera och informera inte teknik utan ha fokus på användarnas upplevelse. Komplettera sedan med manualer och guidelines vad gäller detaljer där det behövs.
Utbilda era användare
Utbilda och inspirera dina användare i det ”nya”. Gör dem trygga så att de inte känner att de svävar i ovisshet. Börja före migreringen och följ upp och fortsätt efteråt.Ha bra supportfunktioner, hjälpsidor och FAQ:er tillgängliga. Spela in korta filmer som visar vissa kritiska moment som komplement till guidelines och checklistor.
Efter migreringen tycker vi att det är bra att ha en ”hotline” i någon form där användare snabbt kan få hjälp, ett chatrum eller ”call” där de kan ställa frågor, dela skärm och bli hjälpta.
