Vedum har Sveriges mest kompletta inredningssortiment från en och samma leverantör – målet är att vara bäst på helheten. Vedum har idag ca 460 anställda och omsatte under 2017 ca 740 miljoner kronor. Här beskriver vi hur Vedum digitaliserar anställningsprocess.
Målsättning och syfte
Vedum har löpande rekrytering av ny personal på så väl tjänstemannasidan som produktionssidan. De hanterade tidigare all rekrytering med hjälp av checklistor i pappersformat, som skickades runt på kontoret för att säkerställa att allt går rätt till och att inget glöms bort. Flertalet personer är inblandade i processen, vilket ökar komplexiteten och risken för att något glöms bort eller missas är överhängande. Dessutom upplevde Vedum själva att rutinen var omodern och påfrestande för verksamheten.
Lösning – Vedum digitaliserar anställningsprocess
Efter en workshop hos Vedum tillsammans med de personer som är inblandade i flödet, så tog vi fram en tydlig flödesbeskrivning. Den beskrivningen digitaliserade vi i SharePoint. När en ny rekrytering initieras skapas uppgifter upp för den roll som personen har. I samband med det har man möjlighet att välja om personen ska ha allt från tjänstebil till visitkort och profilkläder. På Vedums intranät i SharePoint kan användarna sedan se vilka uppgifter de har, specifikt för den aktuella anställningen. Den processen ökar användbarheten för medarbetarna.
När personen påbörjat sin anställning finns en Introduktionschecklista. Den checklistan säkerställer att alla nyanställda får nödvändig information från bland annat närmaste chef, skyddsombud, IT och HR.
Lösningen är baserad på en modul som vi på Smiling Workplaces erbjuder, som är helt baserad på SharePoint och modulen Onboarding – stöd vid nyanställning.
Resultat
Sedan lanseringen och det faktum att Vedum digitaliserar anställningsprocess i SharePoint, så har över 100 nyanställningar passerat flödet. Lösningen med anställningsprocessen i SharePoint har fungerat så pass bra att Vedum valt att utvidga lösningen. Numer omfattar den fler processer, som exempelvis när någon byter tjänst eller lämnar företaget.
