Migrera till Microsoft 365

Att migrera till Microsoft 365 kan vara av olika skäl och orsaker. Många ser fördelarna att nyttja Microsofts tjänster och plattform i molnet.

Olika typer

Några olika vanliga typer eller exempel på att migrera till Microsoft 365 är

• flytta mejl från OnPrem (egen server) till Online eller hybrid miljö
• från filservrar till SharePoint-online
• personliga ytor på server till OneDrive
• mellan olika tenants mejl,  OneDrive, SharePoint, Teams, Planner etc
• Från G Suite till Microsoft 365
• ”intern” migrering för att t ex slå ihop sajter, teams, flytta olika typer av innehåll i sin tenant
• gå från SharePoint OnPrem till SharePoint Online eller till en hybrid miljö
• Active Directory (AD)

Förberedelser

När du ska migrera till Microsoft 365 är det viktigt att du har koll på samt gör alla nödvändiga förberedelser. Här har du stor nytta av att använda checklistor samt tänka ur olika perspektiv för att inte tappa bort dig. Det är lätt att fastna i direkta tekniska frågeställningar men det är så mycket större än så. Utgå från användarfall, användarnas upplevelse i samband med migeringen

• nuläget
• förberedelser inför migreringen
• under själva förflyttningen
• samt efter en såkallad ”cut over”

Användarfall är inte bara personer utan även andra ”intressenter” som eventuella integrationer med andra system, utbyte information, funktioner etc

Tajming

Förbered det som kan förberedas och gör det vid en tidpunkt som bäst passar i förhållande till själva ”skarpa” migreringsdatumet för din Microsoft 365 migrering. Det kan vara bra att tänka på att vissa saker görs bäst vid vissa tidpunkter för att få en så optimal migrering och användarupplevelse som möjligt. Du behöver också ha koll på eventuella begränsningar och påverkan valet av verktyg innebär.

Vänd på alla stenar

När du jobbar inför och med en migrering är det mer regel än undantag att det dyker upp saker som du inte tänkt på från början. Ha ett öppet sinne och var öppen för och titta efter mer än det du ser vid en första anblick. Ta höjd för det oväntade i din planering och var beredd på att behöva hantera frågor på vägen. Se till att ha en process på plats där det också finns rätt intressenter med mandat och underlag för att fatta beslut.

Checklistan – ett levande dokument

En utförlig checklista som du regelbundet går igenom och uppdaterar är det levande dokument som ger hjälp till struktur och kontroll under ett migreringsprojekt.

Gå igenom den regelbundet och med en ”dåres envishet”.  Sätt ansvariga för olika punkter, sätt datum och eventuella beroenden, status och beskrivningar samt kommentarer. Här kan du inte vara för noga eller för petig. Dela upp komplexare punkter i flera och prata om de olika uppgifterna och säkerställ att alla inblandade förstår deras innebörd. Fråga hellre flera gånger för mycket än en gång för lite.

Planera din timeline

Ett bra sätt är att räkna baklänges från ett tänkt datum och tänka igenom vad som behöver göras klart och i vilken ordning. Lägg också in sk ”slack” i planeringen så att det finns bufferttid att ta till. Har respekt för att det kan ta tid att få alla detaljer inför en migrering på plats. Involvera verksamhet tidigt i diskussionerna. Tänk också på att planera för och tydligt planera och kommunicera för projektets olika faser dvs inför, under och efter själva migreringen.

Identifiera också olika ”tollgates”beslutspunkter i projektet där det ska tas ställning till om projektet ska gå vidare enligt ursprunglig tidplan eller inte.

Verktyg

Det finna ett antal olika verktyg och verktygssviter att använda förutom Microsofts egna. Lite beroende på vad som är tyngdpunkten, det viktiga i migreringen brukar påverka verktygsval. Allmänt så är vår erfarenhet att alla verktyg är typiskt bäst på en sak och då får man kompromissa på något annat eller komplettera med andra verktyg. Du har också ”smala” verktyg som är specialiserade på en sak. Var uppmärksam på fördelar som eventuella nackdelar med ditt verktyg och ha inte orealistiska förväntningar på vad som går respektive inte går att göra. Respektera och förhåll dig till ”begränsningar” på ett nyktert sätt. VerktygeT och dess funktion är vad det är och det behöver du  acceptera och vara tydlig med i information och kommunikation.

Om ett verktyg verkar toppenbra men inte levererar på ett måste så får du antingen ta bort ”måstet” eller byta ut alternativt komplettera verktyget. Provkör och testa upplevelse och utfall tidigt så att du slipper överraskningar på slutet. Ha också respekt för prestanda och möjlighet till optimering då migreringar ofta innebär att kopiera och synka stora mängder information. En fördel är om ditt verktyg kan ge dig utförliga rapporter och loggar på progress och eventuella problem i din migrering. Du vill också kunna köra och synka information och data över tid utan att det ger en negativ upplevelse för dina användare.

Några verktyg vi på Smartsmiling använt förutom Microsofts egna är:

• AvePoint
• Quest
• ShareGate
• BitTitan

Här hittar du en översikt, utvärdering och jämförelse av verktygen som Gartner gjort.

Kommunikation

Kommunikation är viktigt. Tänk på dina målgrupper och skapa riktad information som känns relevant för dem. Använd olika kommunikationskanaler och uttryck för att fånga in din publik.

Var tydlig med vad upplevelsen och påverkan på dina användare kommer att vara och ha en plan för vilken kommunikation som ska förmedlas och under vilken tidpunkt i projektet.

Bygg rätt förväntan

Ge användarna en rättvis bild från början. Förklara vad som kan se annorlunda ut, vad de själva förväntas göra under och efter en migrering osv. Var transparent och tydlig. Skapa guider, FAQ:er ha ett utökat stöd och en hög närvaro efter din migrering.

Referensanvändare

Involvera ett antal användare som du tar in tidigt och har som test/referenspersoner i projektet. De kan sedan vara ”champions” och inspirera och hjälpa sina kollegor. Det här brukar vara mycket värdefullt för att fånga upp samt hantera olika detaljer i ett migreringsprojekt.

Undvik fallgropar

Ha respekt för att det tar tid när du väl kommer till att flytta/kopiera stora mängder data. Det tar ofta mer tid än du tror.

Ha ett koordinerat körschema för ”cut-over”tillfället. Hur mycket tid tar varje aktivitet, vilka beroenden finns osv? Testa och öva körschemat och planen innan. Har alla deltagare samma bild av vad som ska göras? Hur ser de olika överlämningarna ut osv

När kan du inte backa i migreringen längre och vad behöver du checka av för att ta det sista avgörande steget i din sk cut-over? Du behöver ha plan för både  worst-case som best-case scenariet.

Framgångsfaktorer

Att vara realistisk i sin tidplan samt med vad man kan förvänta sig av sitt migreringsverktyg är en framgångsfaktor. Du behöver testa och utvärdera. Ha en referensgrupp som speglar organisationen och använd den för att fånga upp utmaningar och hantera i tid. Informera, visa och kommunicera. Har användarna sett/fått en bild av hur det kommer att se ut/fungera har de lättare att ta det till sig. Följ upp med utbildningar och användartips där du också kan visa fördelar och tips med att jobba i Microsoft 365.

Vill du veta mer om hur vi på Smartsmiling kan hjälpa dig och din organisation såå tveka inte att höra av dig info@smartsmiling.se eller kontakta Anette (se nedan).